En plein essor depuis la crise du COVID, l’organisation d’un événement “phygital”, c’est à dire qui combine physique et digital offre une expérience unique aux participants. Il permet la fusion du meilleur des deux mondes. Ici, nous allons explorer les différentes formes d’événements phygitaux. Mais aussi leurs avantages et la manière de les organiser avec succès.

Les événements phygitaux : de quoi s’agit-il ?

Un événement “phygital” est une expérience qui propose le même événement dans deux formats différents, physique et digital. Il se vit en simultané et l’objectif final est que le public, qu’il soit physique ou digital, se sente le plus possible intégré au moment présent. 

Car aujourd’hui, le digital ne remplace pas seulement le physique, il l’enrichit ! 

Pourquoi se lancer dans les événements phygitaux ? 

Grâce aux événements phygitaux, on peut faire vivre des événements même à ceux qui ne peuvent être présents sur place. Cela grâce à des solutions d’interaction innovantes : live, chats en direct, sondages, sessions de questions-réponses, personnalisation de stickers et partage de contenus.

L’alliance du physique et du digital permet aussi d’accroitre l’affluence et la visibilité d’un événement. En effet, le digital n’a pas de jauge limitée ! Il n’y a donc pas de limite de nombre ni de localisation, ce qui signifie que l’événement peut attirer des participants du monde entier. Cette organisation ouvre de nouvelles opportunités de collaboration, de partage de connaissances et d’expansion des réseaux.

L’événement phygital se démarque aussi par ses avantages RSE ! Pour certains événements corporate, il peut être difficile pour les participants de se déplacer. Les événements phygitaux réduisent l’empreinte carbone en évitant les déplacements massifs. Le label REEVE (Événement éco-engagé) est attribué selon 8 critères : manger durable, vers le zéro déchet, un événement pour tous, déplacements plus vertueux, etc. Il récompense les événements qui intègrent les enjeux environnementaux et sociétaux dans leur organisation et dans leurs relations avec leurs parties prenantes. 

En termes de communication, les événements phygitaux sont également très avantageux ! Lorsqu’ils sont filmés et enregistrés, les événements hybrides fournissent pendant et après l’événement un contenu intéressant à relayer sur les réseaux sociaux permettant d’augmenter la visibilité de l’événement.

Événements phygitaux… comment bien les organiser ?

Pour garantir le succès d’un événement hybride, il est essentiel de disposer d’un matériel de qualité, notamment des caméras, des microphones et une connexion internet stable. Cela assure une diffusion en direct fluide et de haute qualité pour les participants à distance.

Des plateformes de diffusion en direct telles que Twitch, YouTube, Facebook Live ou My Event peuvent être utilisées pour organiser et diffuser des événements digitaux. Pour que le live soit réalisable, il faudra travailler aussi avec des plateformes comme Streamlabs, OBS ou Twitch Studio. Ces plateformes sont des outils qui effectuent la capture d’écran d’un ordinateur en direct que l’on partage sur le live, lorsque certains supports doivent être diffusés. 

D’une part, les équipes doivent choisir la plateforme la plus adaptée aux besoins de l’événement et s’assurer de sa fiabilité et de sa facilité d’utilisation. Par exemple, Twitch est une plateforme qui se consacre uniquement à la diffusion en direct. Elle propose de nombreuses fonctionnalités dont Youtube ne dispose pas, notamment au niveau du chat, comme la personnalisation d’émojis ou les commandes d’informations automatiques. Sur Youtube, les fonctionnalités au sein du chat sont moins développées, en revanche, cette plateforme sera utilisée pour publier les replays des live Twitch afin d’augmenter la visibilité de l’événement. 

D’autre part, la mise en place de mesures de sécurité appropriées est fortement conseillée pour protéger les données et garantir une expérience sans problème technique.
Voici les mesures à mettre en place : 

• Avoir un mot de passe solide 
• Proposer l’authentification à deux facteurs afin de limiter les tentatives de connexions malveillantes
• S’informer sur les possibilités de réglages (bloquer, restreindre, autoriser certains accès, etc.)
• Sélectionner les profils ayant accès au live et aux avantages du live (tout le monde, abonnés seulement, etc.)
• Gérer le chat grâce à l’aide de modérateurs, bannissant temporairement ou définitivement les compte aux comportements inappropriés
• Paramétrer sa confidentialité
• Utiliser un VPN (un réseau privé virtuel supprime votre localisation initiale, masque votre adresse IP et chiffre vos données envoyées/reçues en ligne”)

Un événement à votre image !

La scène et l’univers numérique de l’événement sont là pour refléter l’identité et l’image de l’entreprise. Il faut donc créer une atmosphère visuelle cohérente et attrayante. Pour cela, sur une plateforme comme Twitch, on peut utiliser des “overlays” pour habiller le live aux couleurs de l’entreprise. Beaucoup de designers graphiques et d’animateurs 3D sauront réaliser ce type de prestation. Mais il est aussi possible de les réaliser soit même grâce à des outils comme Photoshop ou Gimp.  

De plus, le contenu de l’événement, le ton utilisé et les visuels doivent être soigneusement choisis. L’objectif étant de capter et maintenir l’attention des participants. 

Par ailleurs, l’interactivité est essentielle pour créer une proximité avec l’audience. Les participants doivent être encouragés à poser des questions, à participer à des sondages et à interagir avec d’autres participants via des fonctionnalités de chat en direct. Cela favorise l’engagement et crée une expérience plus immersive. Comme évoqué précédemment, Twitch est la plateforme idéale pour interagir au mieux avec sa communauté

Comment communiquer autour d’un événement digital ?

Pour assurer la participation du public à son événement hybride, il est essentiel de définir clairement le public cible. Cela permet de personnaliser les messages et de concevoir une stratégie de communication adaptée autour de son événement. La newsletter sert à informer de l’événement et peut être envoyée au plus de monde possible au sein de l’entreprise.

Pour les événements publics, il peut être bénéfique de partager sur plusieurs réseaux sociaux la date et le lien du live, pour que l’information soit accessible. Il est aussi possible de faire appel à des influenceurs ou des experts pour relayer l’information et attirer un public plus large. Évidemment, la cohérence des relais d’information est obligatoire. De sorte à attirer l’attention de personnes qui auront envie de rester jusqu’à la fin du live. Leur participation peut aussi aider à générer de l’engouement et à augmenter la visibilité de l’événement.

Enfin, l’événement “phygital” doit être accessible en le diffusant en replay. Cela permet aux participants de revoir le contenu et de s’engager ultérieurement. Cela favorise la prolongation de l’impact de l’événement. La diffusion d’un événement en live sur Twitch peut être republié en entier sur cette même plateforme. Ou alors sur Youtube, accueillant souvent le replay de live et offrant une pérennité à l’événement. 

Pour conclure…

Un événement “phygital” ouvre de nouvelles perspectives passionnantes en combinant le monde réel et le numérique. Il offre une flexibilité accrue, une plus grande portée et des opportunités d’interaction innovantes ! 

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