RP : bien rédiger son mail
Parce que le mail est devenu l’une des meilleures armes pour mener à bien une campagne RP, il convient de revenir en 5 points clés sur les codes à respecter pour rédiger le mail parfait à destination des journalistes.
Rappelons que les rédacteurs reçoivent plus de 200 mails par jour et qu’ils seront forcément obligés de faire un tri. Autant essayer de retenir leur attention du premier coup !
-
1°/ Soigner l’objet du mail
Véritable porte d’entrée, l’objet doit facilement identifier le contenu du mail. Le destinataire doit savoir d’emblée de quoi celui-ci va traiter. Il doit ainsi être concis et ne contenir qu’une dizaine de mots. Par ailleurs, oubliez les majuscules et les qualificatifs mélioratifs – « exceptionnel », « extraordinaire », apparentés au registre de la promotion publicitaire quand il s’agit de RP.
-
2°/ Bien cibler et choisir son(es) destinataire(s)
De ce parti-pris dépendra ensuite la contenance du mail. Car pour être efficace et pertinent, on ne développera pas le même angle selon que l’on s’adresse à de la presse générale, spécialisée ou à un blogueur. Chacun ayant sa spécificité et son audience, un effort d’adaptation en amont est indispensable de la part de l’attaché de presse.
-
3°/ Rédiger de manière claire et concise
Qui n’a jamais été rebuté à l’idée de se lancer dans la lecture d’un immense pavé ? Aussi intéressant soit-il. Le mail que vous rédigez doit donc être adapté au style journalistique : précis, pertinent et percutant. Privilégiez les paragraphes pour faire respirer votre texte. Adhérez au maximum à l’idée « une phrase = une info », pour aller à l’essentiel. On peut pour cela adopter les 5W journalistiques : Who, What, Where, Why et How ! Cela boostera l’intérêt du journaliste et la crédibilité qu’il vous portera – puisque si le rôle de l’attaché de presse n’est pas de mâcher le travail du rédacteur, il doit tout faire pour le faciliter.
-
4°/ Donner envie d’écrire sans pour autant forcer la main
L’une des étapes clés est d’inviter le rédacteur à écrire sans le brusquer. Évitez donc les phrases du genre « Merci de bien vouloir relayer l’information » – les journalistes aiment à se rappeler qu’ils sont libres dans leurs choix éditoriaux, et préférez une tournure beaucoup plus modérée. Pour cela, il faut impérativement s’être au préalable renseigné sur le média visé : rubrique dans laquelle pourrait s’insérer votre sujet, choix du média (internet, presse écrite, audio) et dossier en préparation.
- 5°/ Bien vous identifier dans le mail. Toutes les précédentes étapes ne serviront à rien si vous bâclez la fin du mail. Il est donc essentiel de fournir toutes les informations nécessaires afin que votre interlocuteur puisse vous contacter facilement si besoin : nom, prénom, fonction, n° de téléphone et adresse mail. Tout cela après avoir conclu votre mail par une marque de proximité telle que « belle journée », « Bien à vous », ou encore « à bientôt ».